イベントにおいて最初に発生する企画の工程は、イベントの成功や集客につなげるために重要なフェーズです。そこにはお店や企業、主催側の目的達成だけでなく、参加者も満足できるような、双方がメリットを得られる要素を盛り込むことがポイントとなります。

今回はどのような進め方をすればイベント企画を成功させることができるのか、集客のためのアイデアとあわせて、成功のための6つのポイントを紹介していきます。

イベント企画とは

イベント企画とは、「ひとつのイベントについての実施内容から当日の運営に至るまでを具体的に企画し、実施すること」を指します。イベントを立ちあげる際には、イベントの目的やターゲット、期日、場所、内容に至るまで、それぞれ具体的に考えていきます。企業や店舗がイベントを行う目的としては、多くは自社商品・サービスの認知度向上、売上向上、新規顧客の獲得を目的とした集客、既存顧客とのコミュニケーションなどがあげられます。

イベント企画を成功させる6つのポイント

イベントを行う以上は成功で終わらせることが最終的な目標になります。イベント企画を成功に導くにはどのように進めたらよいか、6つのポイントについて紹介します。

1.開催する目的やターゲットを明確にする

イベントを企画する際、開催する目的や企画のターゲットを明確にし、企画から実施までブレることのないような軸を作っておくことが重要です。何のために行う企画なのか、また、どのような人に来てもらいたいかということを具体的にイメージしておきましょう。

2.盛り込みすぎずシンプルな企画にする

イベントをより多くの人に楽しんでもらいたいとはいえ、候補にあがった内容をすべて行おうとすると、イベント自体の軸が曖昧となり、すべてが中途半端なイベントになってしまいます。すべてを盛り込もうとせず、むしろシンプルな企画にすることを心がけましょう。

イベントというのは、制限時間の設けられたプレゼンテーションと同じようなものです。プレゼンテーションでは、一番伝えたいことをシンプルに伝えられることが大切であり、イベントにおいても何を伝えたいかということを明確にしておきましょう。

3.季節や流行を取り入れる

イベントを行う際は、季節や流行を考慮した企画内容にすると、内容を具体化しやすくなるだけでなく、実際に参加者の増加も見込めます。たとえば、春であればお花見イベントや新生活応援など、秋ならハロウィン、冬ならクリスマス、といったように、参加者が季節感を味わえ、季節の到来を楽しめるようなイベントを考えてみましょう。

4.参加者にメリットがある企画にする

参加者がイベントを訪れるときは、自分の時間を使って訪れるため、「イベントに参加することで何らかのメリットを得たい」という心理が働きます。そのため、「このイベントにはこういう参加特典がある」ということをあらかじめ提示しておき、参加者のモチベーションをアップさせておくことが重要です。

また参加特典を提示する際は、ウェブサイトやSNSなどを使って積極的にアピールすることも周知させるためのポイントとなります。

5.ユニーク性のある企画にする

イベント内容は、ありきたりなものではなくある程度ユニークなもの、つまり独自性をもった企画であることが大切です。イベントに独自性を盛り込むことは、参加者が訪れる動機づけにもつながります。これまでに実施された他社のイベント内容を探りながら、自身のイベントではどのような特徴や価値を持たせられるかを検討しましょう。

6.内容を振り返って次回の企画に生かす

無事にイベントが終了したあとは、実施したイベントについて忘れずに振り返りを行いましょう。最初に決めた目的が達成されたか、参加者の満足を得られることができたかなど、よかった点と悪かった点を列挙して、次回のイベントに向けての課題を見つけ、今後に生かしていきましょう。

イベント企画の進め方

ここまで紹介したポイントに注意しながら実際にイベントを企画するには、どのように進行していけば成功につながるのでしょうか。ここではイベント企画の実際の進め方について順を追って紹介します。

目標や予算、スケジュールを決める

イベントの目的が達成されたかどうかを図るには、目安となる目標決めが必要です。目標とするラインは、予算に対してどの程度成果を得られたかなどのように、成功したのか課題が残ったのかということがはっきり線引きできるように設定します。

予算については、目標を達成したときに自店のメリットが必ず得られるように予算を先に決めておくパターンと、目標達成するために必要となる予算をすべて用意しておくパターンとにわけられます。後者の場合は際限なくなってしまうことも考えられるため、無駄がおきないように設定する必要があります。

これらに基づいて、いつ開催すれば目的を達成できるのか、そのために準備はいつからはじめたらよいかというスケジュールを立てていきます。

イベントの内容を具体的に決める

イベントを開催する目的やターゲットを明確にしたのち、その目的やターゲットに沿ったイベント内容を具体化させていきます。企業や店舗での企画の場合、自店の顧客分析を用いながら、参加者目線で楽しめる企画案を考えていきましょう。目的やターゲットが明確であることで内容の具体化はスムーズに進められます。開催目的やターゲットの設定はイベント企画の最初の段階で決めることが大切です。

集客方法を検討する

目標や予算、スケジュールが具体的に決まったら、集客するための手段を検討していきます。宣伝告知をする際には、ターゲットとする参加者が興味を引きやすいような告知内容であることがポイントです。

告知方法としては、顧客に幅広く周知できるように、自店のホームページやメールマガジン、SNSなどを活用するとよいでしょう。

イベント集客で使える3つのアイデア

魅力あるイベント内容が決まったら、さらに集客率向上を目指せるような工夫を行いましょう。最後に、イベント集客に使えるアイデアを3つ紹介します。

来場者へのプレゼントを用意する

イベント企画を成功させるポイントの解説でもふれたように、参加者はなんらかのメリットが得られることで、イベント参加の意欲につながります。そのため、商品の試供品などをお土産につけたり、イベント参加者限定の特典をつけたりするなど、参加者の満足度がアップするプレゼントを用意することがおすすめです。自店の商品を提供することは、自店の認知度向上にもつながるため、参加者側と店舗側双方のメリットとなります。

参加者が交流する場を設ける

参加者交流会など、参加者同士が交流できる場を設定することも集客につながるメリットとなります。参加者は、顧客としての意見を伝えられる場となるだけでなく、他の参加者の意見を交換できるため、どのように商品・サービスを利用しているのか、商品・サービスについてどう思っているのかという参加者同士の新たな発見にもつながります。店舗側にとっても商品・サービスに対する評価や要望など、顧客の生の声を得られます。

自治体との共同企画にする

企業や店舗が自治体との共同企画のイベントを行う場合、そのイベントに興味を抱いた地域住民など、想定したターゲット以外の集客数増加を期待することができます。自店の認知度向上はもちろんのこと、自治体と共同企画ということで地域の活性化に貢献できるため、内容次第では自治体共同のイベント開催も検討するとよいでしょう。

まとめ

イベントの企画は、ひとつのイベントについての実施内容から当日の運営に至るまでを具体的に企画し実施することです。イベントを成功に繋げられるかどうかは、事前に目的やターゲットを明確にし、順を追って準備ができているかが鍵になります。

内容に独自性を持たせたり、参加者がメリットに感じられる要素を入れたりするなど、工夫も凝らしながら、主催側と参加者の双方にとってメリットのあるイベント開催を目指してみてください。